Для учета недостач Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций предусмотрен счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

По дебету счета 94 в корреспонденции с кредитом счетов, по которым выявляются в процессе заготовления, хранения или продажи недостачи товарно-материальных ценностей:

60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" – при выявлении недостачи в процессе приемки товарно-материальных ценностей;

10 «Материалы», 41 «Товары» – при выявлении недостачи в процессе хранения или продажи ценностей.

Со счета 94 недостачи и потери в пределах норм естественной убыли списываются в дебет счетов учета расходов: 20, 44 и др.

Что касается НДС по товарам, которые списываются в пределах норм естественной убыли, то можно отметить следующее. Пунктом 7 ст. 171 Налогового Кодекса РФ установлено, что, в случае если в соответствии с главой 25 Налогового Кодекса РФ расходы принимаются для целей налогообложения по нормативам, суммы налога по таким расходам подлежат вычету в размере, соответствующем указанным нормам. Следовательно, суммы НДС, относящиеся к потерям товаров в пределах норм естественной убыли и предъявленные ранее к вычету, восстанавливать не нужно.

По результатам инвентаризации бухгалтерией организации при участии материально ответственных лиц составляется расчет естественной убыли, который утверждается руководителем организации. В п. 9.6 Методических рекомендаций по учету и оформлению операции приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденных Письмом Комитета РФ по торговле от 10.07.96 № 1-794/32-5, приведена следующая формула расчета величины потерь вследствие естественной убыли (Е):

Е = Т × Н: 100,

где: Т – стоимость (масса) проданного товара;

Н – норма естественной убыли, %.

Определив оборот по реализации того или иного товара за межинвентаризационный период и умножив его на норму естественной убыли, получается сумма естественной убыли по данному товару. Рассчитав сумму естественной убыли по каждому товару, определяется общая сумма естественной убыли по всем товарам, реализованным за межинвентаризационный период.

При определении недостач товаров также учитывается завес тары. Выявленная при инвентаризации недостача товаров вследствие завеса тары списывается в пределах фактической недостачи при условии, что недостающая сумма превышает недостачу, рассчитанную по норме естественной убыли.

Отдельные сличительные ведомости составляются и на ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (принятые на хранение, в переработку, полученные в аренду и залог). В этом случае собственнику ценностей предоставляется справка о результатах инвентаризации с приложением копии инвентаризационной описи.

Каждая сличительная ведомость оформляется в трех экземплярах по одному экземпляру для бухгалтерии, рабочей инвентаризационной комиссии и материально ответственного лица, подписывается работником бухгалтерии, составившим ее, и материально ответственным лицом.

Для оформления результатов инвентаризации допускается также применять единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.

После получения сличительных ведомостей рабочая инвентаризационная комиссия анализирует полученные инвентаризационные документы и устанавливает причины выявленных расхождений – излишков, недостач, пересортицы и порчи имущества. При необходимости рабочая инвентаризационная комиссия запрашивает и получает подробные письменные объяснения материально ответственных лиц и других работников организации.

По каждому факту недостачи и порчи имущества рабочая инвентаризационная комиссия устанавливает размер причиненного организации ущерба. Размер ущерба определяется в соответствии с порядком, изложенном в предыдущем разделе настоящего издания.

По окончании проведения всех инвентаризационных мероприятий оформляется протокол рабочей инвентаризационной комиссии, в котором отражаются обоснованные предложения по урегулированию инвентаризационных разниц и указываются объяснения причин, по которым инвентаризационные разницы не отнесены на виновных лиц.

Протокол рабочей инвентаризационной комиссии с приложенными инвентаризационными документами (инвентаризационными описями, актами инвентаризации, сличительными ведомостями, объяснениями материально ответственных лиц и др.) передается на рассмотрение постоянной инвентаризационной комиссии организации.