В подтверждение того факта, что деньги были приняты от подотчетного лица – представителя организации-покупателя, поставщик обязан выписать приходный кассовый ордер (п. 13 Порядка ведения кассовых операций). Представителю организации-покупателя выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера поставщика или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира, а также кассовый чек. Аналогичная позиция изложена в письмах УМНС России по г. Москве от 13.08.2003 № 29–12/44313, от 20.10.2003 № 29–12/58566.

Поставщик товара обязан выписать подотчетному лицу, действующему на основании доверенности, счет-фактуру, который будет являться основанием для принятия уплаченного в составе цены товара НДС к вычету (п. 3 ст. 168 НК РФ).

При организации расчетов с подотчетными лицами нужно знать, что в соответствии со ст. 242 и п. 2 ст. 243 Трудового Кодекса РФ полная материальная ответственность наступает на основании разового документа на получение ценностей, т. е. работник, получивший целевой аванс на оплату административно-хозяйственных и операционных расходов под отчет, несет полную материальную ответственность, состоящую в его обязанности возмещать причиненный ущерб в полном размере. Согласно статье 247 Трудового Кодекса РФ для установления причины возникновения ущерба обязательным является истребование от работника объяснения в письменной форме.

Если работник не отчитался в срок по полученным денежным средствам или не вернул их, то согласно статье 137 Трудового Кодекса РФ для погашения неизрасходованных и своевременно не возвращенных денежных средств работодатели могут производить удержания из заработной платы работника. Решение об удержании невозвращенной суммы работодатель вправе принять не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного в приказе для такого возврата, и при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Указанное решение должно быть оформлено приказом руководителя. В случае его отсутствия удержания из заработной платы могут быть произведены только в судебном порядке. Судебный порядок может применяться также в случае, когда работник отказывается добровольно удовлетворить требования администрации. В случаях возбуждения уголовных дел о хищении и недостачах руководитель организации обязан предъявить иск о возмещении виновными причиненного ущерба. Присужденные суммы взыскиваются с виновных лиц на основании исполнительных листов, выдаваемых согласно приговору или решению суда.