Необходимость производить удержание подотчетный сумм из заработной платы работника может возникнуть в том случае, когда работником не был своевременно представлен авансовый отчет и не возвращен выданный аванс на командировочные расходы или на приобретение материальных ценностей.

В такой ситуации работодатель вправе удержать авансированную подотчетную сумму из заработной платы работника.

По общему правилу, для осуществления удержания ранее выданной подотчетной суммы из заработной платы работника необходимо соблюсти два основных условия:

· приказ об удержании подотчетной суммы из заработной платы работника должен быть составлен не позднее месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса;

· необходимо письменное согласие работника на удержание невозвращенной подотчетной суммы из его заработной платы.

В том случае, когда и если указанные условия соблюдены, выписывается приходный кассовый ордер на сумму/часть суммы невозвращенного аванса, по которому и взыскивается (удерживается) подотчетная сумма.