К трудовым книжкам старого образца выдаются вкладыши нового образца.

С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, в организациях ведутся:

1) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

2) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

После того как в трудовую книжку внесены все записи, необходимо внести сведения о принятом работнике и о его трудовой книжке в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровым работником или, в случае его отсутствия, лицом ответственным за работу с трудовыми книжками и вкладышами к ним.

В графе 13 и 14 Книги учета, которые соответственно называются «Дата выдачи на руки трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора)» и «Расписка работника в получении трудовой книжки» работник собственноручно ставит дату получения документа и расписывается в этом. В случае отправки трудовой книжки по почте в этих графах кадровый специалист предприятия делает соответствующие отметки с указанием даты и номера квитанции заказного письма, которым отправлена трудовая книжка.

Отсутствие должного учета может привести к серьезным правовым последствиям для организации-работодателя.

Форма книги утверждена в качестве приложения № 2 постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». В п. 41 Правил указано, что все листы в ней должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя и скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Книга учета заверяется подписью именно руководителя организации. Подпись кадровика в данном случае не подходит.

Книга учета, как уже отмечалось, ведется годами и не может быть закрыта до тех пор, пока не уволится последний работник, чья трудовая книжка зарегистрирована в этой учетной форме. Записи в Книге учета нумеруются сквозными номерами, то есть в начале нового производственного года ставится следующий после последней записи предыдущего года номер.

После окончания Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них хранится 50 лет (ч. «е» ст. 358 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения, утвержденного руководителем Федеральной архивной службы России 06.10.2000 (с изм. от 27 октября 2003 г.).

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.