Наименование образовательного учреждения указывается в соответствии с документом об образовании. Если наименование длинное, допускаются сокращения, не искажающие его смысл (имени – «им.»). Ордена в названиях учебных заведений (если таковые присвоены) в учетных документах не указываются. Наименование, серия и номер документа об образовании записываются в строгом соответствии с представленным работником документом. Год окончания учебного заведения пишется арабскими цифрами, например, «25.06.2004».

Квалификация (степень) также указывается по документу об образовании. Так, в соответствии с законодательством о высшем профессиональном образовании, освоившему образовательные программы высшего профессионального образования присваиваются следующие квалификации: «бакалавр», «дипломированный специалист», «магистр». Для квалификации «бакалавр» и «магистр» указывается направление, а для квалификации «специалист» – специальность.

Окончившим начальные профессиональные и средние профессиональные учебные заведения присваиваются квалификации «монтажник», «техник», «бухгалтер».

В данном пункте кодированию подлежит только информация о направлении или специальности, причем, поскольку в качестве основы используется Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО), то кодируется только информация о направлениях подготовки и специальностях высшего и среднего профессионального образования. С 01.01.2004 применяется новый ОКСО (ОК 009-2003), утвержденный постановлением Госстандарта России от 30.09.2003 № 276-ст. по новой структуре. Для установления соответствия между ним и ранее применявшимися классификаторами следует руководствоваться указателями соответствия, утвержденными приказом Минобразования России от 25.11.2003 № 4377 «О применении Общероссийского классификатора специальностей по образованию в системе среднего профессионального образования».

Для отражения информации о получении работником образования следующего уровня (например, среднего профессионального после начального профессионального) или второго образования по одному уровню (например, второго высшего) предназначен второй блок пункта 6 личной карточки. Он заполняется по тем же правилам, что и первый блок.

Учету в личной карточке подлежит и послевузовское профессиональное образование. В третьем, заключительном блоке пункта 6 указывается форма послевузовской подготовки: аспирантура, адъюнктура, ординатура или докторантура. В ОКИН докторантуре присвоен код 01, а остальным формам – код 02.

Заполнение табличного блока о послевузовском образовании производится в том же порядке.

Пункт 7 «Профессия».

Здесь записывается профессия по опыту работы. Запись характеризует профиль работы сотрудника согласно трудовой книжке и объяснений работника.

Дополнительной для работника является профессия, которая не совпадает с основной профессией и не относится к группе смежных профессий, но представляет интерес для организации.

Коды по данному разделу должны соответствовать Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, в который постоянно вносятся изменения. Правила кодирования информации о профессиях и должностях подробно изложены в примерах, приведенных во Введении к ОКПДТР.

Код профессии состоит из 17 цифр, а код должности – из 13. В коде представлена вся информация о конкретной профессии или должности работника в организации, в том числе об условиях труда и его оплаты. «Сокращение» кода по ОКПДТР до 5 или 6 цифр произвели сами Госкомстат России и Минтруд России. Первый в своих актах по заполнению форм статистического наблюдения указывает код ОКПДТР как 5 первых цифр, обозначающих наименование профессии, а второй – как 6 первых цифр (наименование профессии плюс контрольное число). Отсюда и пошла практика указания только части кода ОКПДТР. Но необходимо учитывать следующее.

Личная карточка не имеет разделов, фиксирующих условия труда (вредные, опасные, нормальные, пр.), условия его оплаты и т. п., поэтому рекомендуется указывать полный код профессии или должности по ОКПДТР, отражающий эти сведения.

Например, полный код штукатура, созданный на основании данных классификатора и приказа о приеме на работу, имеет вид: 19727 6 03 3 7133 10 1 4, где:

– 1 – профессия;

– 9727 – штукатур;

– 6 – контрольное число;

– 03 – номер выпуска ЕТКС;

– 3 – 3-й разряд;

– 7133 – группа по ОКЗ – «Штукатуры»;

– 10 – сдельная оплата труда;

– 1 – условия труда нормальные;

– 4 – рабочий, выполняющий работу вручную не при машинах и механизмах (последние группы цифр берутся из фасетов к каждой части ОКПДТР).

Пункт 8 «Стаж работы»

заполняется на основании записей в трудовой книжке работника (если она имеется) и (или) иных подтверждающих документов, например, трудовых договоров, заключаемые с индивидуальным предпринимателем, и выписок из приказов об увольнении с такой работы.