В том случае, если работник впервые поступает на работу, свидетельство государственного пенсионного страхования в соответствии с ч. 4 ст. 65 ТК РФ оформляется работодателем. Поэтому сотрудник кадровой службы, заполняющий личную карточку на такого работника, оставляет графу о номере свидетельства незаполненной до его получения.

Открытой остается графа и тогда, когда работник не может представить свидетельство по причине его утраты. Если свидетельство работником утрачено, он пишет заявление о восстановлении свидетельства и передает его в кадровую службу, которая направляет его в соответствующий орган Пенсионного фонда РФ вместе с документом, подтверждающим страховой номер индивидуального лицевого счета застрахованного лица. Номер свидетельства вносится в личную карточку на основании нового свидетельства, выданного взамен утраченного.

Алфавит.

Для организации табельного учета в графе «Алфавит» указывается первая буква фамилии работника. При большом количестве персонала табели учета рабочего времени ведутся раздельно по категориям работающих, а в пределах категорий – в порядке табельных номеров или алфавита.

Характер работы

. На основании приказа (распоряжения) о приеме работника на работу в личную карточку вносится информация о характере работы: «постоянно» или «временно».

Вид работы

. В этой графе указывается, на каких условиях работник принят на работу: как на основную работу или как на работу по совместительству. Таким образом, Госкомстат России устанавливает обязательность ведения личных карточек на работников, с которыми заключены трудовые договоры о работе по совместительству. В этом случае в раздел III личной карточки сотрудник кадровой службы вносит сведения непосредственно из приказов (распоряжений) о приеме на работу и о переводах на другую работу, вне зависимости от того, вносится ли эта информация в трудовую книжку, а, следовательно, и в личную карточку работника по основному месту работы.

Личная карточка заводится только на работника, принимаемого на работу на условиях внешнего совместительства, на внутреннего совместителя вторая личная карточка не заводится.

Пол . Поскольку никаких разъяснений по заполнению графы «Пол» Госкомстат России в своих Указаниях не дал, на практике кадровые службы указывают пол либо словами полностью, либо используют общераспространенные сокращения (буквенный код):

«м» – мужской;

«ж» – женский.

Теперь необходимо заполнить раздел I «Общие сведения»

. Он включает в себя ниже перечисленные пункты.

Реквизиты трудового договора, которые указываются в личной карточке на основании приказа (распоряжения) о приеме работника на работу либо самого договора.

Пункт 1 «Фамилия, имя, отчество»

, заполненный полностью и разборчиво на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, оставляя пространство для внесения возможных изменений (особенно это касается женщин).

Пункт 2 «Дата рождения»

, в текстовой части формы оформленный словесно-буквенным способом по правилам делопроизводства: «20 декабря 1975 г.», а в поле кодирования – цифровым: «17.03.2004».

Пункт 3 «Место рождения»

, заполненный согласно ОСТ 4.071.034-82 и в строгом соответствии с паспортом гражданина Российской Федерации или иным документом, удостоверяющим личность:

– длина записи, включая пробелы и знаки препинания, не должна превышать 100 символов;

– при указании типа административно-территориальной единицы допускаются общепринятые сокращения (как и при заполнении пункта 11 «Паспорт»).

В зоне кодирования соответственно указывается код по Общероссийскому классификатору объектов административно-территориального деления (ОКАТО);

Пункт 4 «Гражданство»,

заполненный также на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность. Поскольку информацию о гражданстве необходимо кодировать по ОКИН, в текстовой части пункта 4 приводится одна из формулировок фасета 02 этого классификатора.

Если работник представил только паспорт гражданина РФ и не сообщает работодателю сведения о втором гражданстве, то информация о гражданстве РФ, внесенная в пункт 4, не может быть поставлена в вину кадровой службе. В трудовых отношениях информация о двойном гражданстве имеет значение только в том случае, если работа, на которую принимается работник, связана с допуском к государственной тайне). Поскольку проверкой кандидата на такую работу занимаются соответствующие органы, работодателя не должно интересовать, имеет ли принимаемый на работу сотрудник второе (наряду с российским) гражданство.

Но если работник решил сообщить работодателю сведения о втором гражданстве, в пункте 4 личной карточки можно в скобках указать страну второго гражданства. Также необходимо указать страну, если работник является гражданином иностранного государства.