Процедура планирования отпусков предполагает следующие этапы:

● планирование важных мероприятий на год, т.е. еще до начала планирования отпусков необходимо определить промежутки времени, где отсутствие работников нежелательно или невозможно в силу производственной необходимости;

● создание работниками или их руководителями документов с желаемыми отпусками;

● принятие решения об утверждении или отклонении отпусков, результатом которого будут записи в графике отпусков;

● перепланирование отпусков, которым было отказано в утверждении (при необходимости).

Традиционно, результатом планирования отпусков является график отпусков, который составляется на один год.

Для правильной работы инструмента необходимо внести данные об имевшихся ранее отпусках. Для этого достаточно создать один документ и внести в него отпуск на каждого сотрудника. Установить в документе реквизит «Решение» равным «Утвержден» и провести документ задним числом.

Для продуктивной работы желательно внести в систему данные по мероприятиям на период планирования отпусков.

Методы принятия решения по предоставлению отпусков работникам на каждом предприятии могут быть различными. Но все же существуют ряд показателей, которые влияют на принятие такого решения:

● размер доступного работнику отпуска на день планируемого ухода в отпуск;

● должность работника и подразделение, в котором он работает;

● список работников, отпуск которых попадает в период утверждаемого отпуска;

● мероприятия, попадающие в период утверждаемого отпуска;

● дата планируемого увольнения.

Учет этих причин позволяет формализовать процедуру принятия решения по предоставлению отпусков.

Инструменты планирования отпуска :

● документ «Планирование отпуска»;

● инструмент утверждения отпусков;

● Отчеты по планируемым отпускам – «График отпусков», «Фактические отпуска» и «Исполнение графика отпусков».

Все вышеперечисленные инструменты планирования отпусков вызываются из меню «Управление персоналом»

– «Персонал»

– «Отпуска»

(интерфейс «Полный»).

Документ «Планирование отпуска»

осуществляет планирование ежегодных отпусков работников предприятия, т.е. указывается список работников и периоды их отпусков.

В документе указывается автор документа (поле «Ответственный») и решение по введены планам. В качестве решения возможны варианты: «подготовлен», «утвержден», «отклонен».

При редактировании документа следует помнить, что утверждается не отпуск, а весь документ целиком, содержащий несколько отпусков. Поэтому нецелесообразно вносить в один документ отпуска с разной вероятностью утверждения.

Автоматическое заполнение (кнопка «Заполнить») позволяет автоматически занести в табличную часть документа работников организации, отобранных по произвольным критериям. При проведении документа производится проверка непротиворечивости получающегося графика.