– для работников учреждений и организаций, финансируемых из средств бюджетов всех уровней, – нормами компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок, установленными приказом Минфина России от 04.02.2000 № 16н «Об изменении предельных норм компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок», изданным в соответствии с постановлением Правительства РФ от 24.05.1993 № 487 «О предельных нормах компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок»;

– для работников всех других организаций независимо от формы собственности и организационно-правовой формы – постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 (см. письма Минфина России от 14.08.2003 № 04-04-06/158, от 28.04.2003 № 04-04-06/71, от 14.03.2003 № 04-04-06/42, МНС России от 02.06.2004 № 04-2-06/419@).

Работник может использовать в служебных целях и иное свое имущество. Во всех случаях, когда это не транспортное средство, сторонам выгоднее не брать/сдавать это имущество в аренду, а рассчитываться посредством назначения компенсации.

Это объясняется тем, что компенсации за использование личного инструмента, компьютера, мобильного телефона и т.д. не нормируются, а значит, полная сумма выплаты относится к расходам налогоплательщика и не облагается «зарплатными» налогами (см., например, письма Минфина России от 31.12.2004 № 03-03-01-04/1/194, от 02.11.2004 № 03-05-01-04/72, от 03.09.2004 № 03-05-01-04/9).

Размер компенсации определяется, как указано выше со ссылкой на ст. 188 ТК РФ, только соглашением сторон.

Например, работодатель может издать распоряжение, в котором он может определить размеры компенсации работникам за используемые ими для служебных переговоров мобильные телефоны. На таком распоряжении (приказе) для работодателя достаточно иметь подписи перечисленных в нем работников об их согласии с размерами причитающихся компенсационных выплат. Дифференциация размеров выплат может быть мотивирована как разной степенью потребности в использовании телефонов для служебных звонков, так и разницей в моделях телефонов и тарифных планах.

В организации должны храниться документы (или их заверенные в установленном порядке копии), подтверждающие право собственности работника на используемое имущество (например, счета, чеки, выставленные торгующими организациями на частное лицо, а не организацию).