Часто работодатель по согласию с работником формально оформляет отпуск и на этот период заключает с работником гражданско-правовой договор, по которому работник выполняет свои же должностные обязанности в период отпуска. Само по себе заключение такого договора необоснованно, а вознаграждение по такому договору не уменьшит налоговую базу по налогу на прибыль (п. 21 ст. 255 и п. 21 ст. 270 НК РФ, письмо Минфина России от 06.05.2005 № 03-03-01-04/1/234).

В организации должен ежегодно утверждаться график отпусков по унифицированной форме № Т-7, которая, как и другие нижеприведенные формы, утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график, или лица, уполномоченного им на это. Перенос отпуска производится в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, на основании документа, составленного в произвольной форме.

График отпусков на следующий календарный год утверждается руководителем не позднее 15 декабря предыдущего года с учетом режима производственно-хозяйственной деятельности организации (ст. 125 ТК РФ). Если в организации имеется профсоюзный орган, администрации должна согласовать с ним график отпусков в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ.

Если работник идет в отпуск вне графика, он должен представить письменное заявление не менее чем за две недели. Причем при отсутствии уважительных причин работнику может быть отказано во внеочередном предоставлении отпуска или его части.

В других случаях написание заявления избыточно – достаточно приказа (распоряжения) руководителя, выпущенного на основании графика отпусков. Новая редакция ТК РФ требует известить работника под роспись о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала.

Отпуск должен быть оформлен приказом (распоряжением) о предоставлении отпуска работнику или работникам согласно формам первичной учетной документации № Т-6 и Т-6а. Эти документы составляются работником кадровой службы или уполномоченным им на это лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику под расписку.

На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке (в разделе «Отпуск» личных карточек ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации), лицевом счете (форма № Т-54 или Т-54а) и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме № T-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

Время отпусков отражается в табеле учета рабочего времени (форма № Т-13) или табеле рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № Т-12).

Принятые буквенные/цифровые обозначения отпусков для отражения в табеле учета рабочего времени таковы (постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1):