Неподведомственная коммерческая организация может самостоятельно устанавливать размер и порядок выплаты надбавки, которую не запрещено относить к расходам на оплату труда для целей налогообложения прибыли, если такая выплата предусмотрена трудовым или коллективным договором, локальным нормативным актом (письмо Минфина России от 05.02.2004 № 04-02-05/2/4).

Работодатель может также предусмотреть не ежемесячную (квартальную) надбавку, а ежегодное вознаграждение за выслугу лет. Статья 324.1 НК РФ предусматривает возможность резервирования средств на выплаты такого вознаграждения для равномерного учета предстоящих расходов. В учетной политике для целей налогообложения налогоплательщик отражает принятый им способ резервирования, определяет предельную сумму отчислений и ежемесячный процент отчислений в резерв.

Для этого налогоплательщик обязан составить специальный расчет (смету), в котором он должен отразить расчет размера ежемесячных отчислений в резерв на выплату вознаграждения за выслугу лет исходя из сведений о предполагаемой сумме расходов на выплату ежегодного вознаграждения за выслугу лет, включая сумму единого социального налога с этих расходов. При этом процент отчислений в вышеуказанный резерв определяется как отношение предполагаемой суммы расходов на выплату вознаграждения к предполагаемому годовому размеру расходов на оплату труда.

Расходы на формирование резерва на выплату вознаграждения за выслугу лет относятся на счета учета расходов на оплату труда соответствующих категорий работников.

На конец налогового периода налогоплательщик обязан провести инвентаризацию данного резерва.

Недоиспользованные на последнее число текущего налогового периода суммы резерва подлежат обязательному включению в состав налоговой базы текущего налогового периода.

При недостаточности средств фактически начисленного резерва на выплату вознаграждения за выслугу лет, подтвержденного инвентаризацией на последний день налогового периода, налогоплательщик обязан по состоянию на 31 декабря года, в котором этот резерв был начислен, включить в расходы сумму фактических расходов на выплату вознаграждения и соответственно сумму единого социального налога, по которым ранее не создавался данный резерв.

Как надбавка, так и ежегодное вознаграждение подлежат обложению налогом на доходы физических лиц, единым социальным налогом и пенсионными взносами в общем порядке, так как они не рассматриваются в качестве компенсационной выплаты (письмо Минфина России от 24.01.2005 № 03-05-02-04/8).