forex trading logo

 



3.8. Формирование архива
Страница 2

Все операции, осуществляемые с ЭД при передаче на архивное хранение и в процессе хранения (перезапись, конвертирование в новые форматы, сжатие и др.), должны быть документированы для обеспечения аутентичности ЭД.

Для выполнения основных задач и функций архив организации имеет право:

1) требовать от структурных подразделений своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии;

2) контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях и организациях – источниках комплектования архива;

3) запрашивать от структурных подразделений и организаций – источников комплектования необходимые для работы архива сведения;

4) участвовать в мероприятиях, проводимых Федеральной архивной службой России, органами управления архивным делом субъектов РФ, федеральными архивами Российской Федерации, по вопросам архивного дела и документационного обеспечения управления.

Подготовка документов к сдаче в архив организации – это самая главная процедура. Оно заслуживает серьезного внимания, потому что именно на этом этапе зачастую совершаются серьезные ошибки, которые в дальнейшем могут привести к негативным последствиям в работе архива.

Комплекс работ по передаче документов в архив, в том числе и по личному составу, делится на следующие стадии:

1) формирование дел после окончания и в текущем делопроизводстве;

2) оформление дел в соответствии с установленным порядком;

3) экспертиза ценности документов и дел;

4) описание дел, передаваемых в архив организации;

5) передача документов в архив организации.

Перед сдачей в архив необходимо провести так называемую экспертизу.

Экспертиза ценности документов

– это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

К критериям происхождения относятся:

роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документа.

К критериям содержания относятся:

значимость события (явления), отраженного в документе, значение имеющейся в документе информации, повторение информации документа в других документах, вид документа, подлинность документа.

К критериям внешних особенностей относятся:

форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа, его физическое состояние.

Отбор ЭД на архивное хранение осуществляется в результате экспертизы ценности ЭД, которая проводится экспертной комиссией организации.

На первом этапе экспертизы ЭД архив совместно с делопроизводственной службой или службой, отвечающей за функционирование информационных технологий в организации, определяет перечень систем, тем и проектов, документы которых могут иметь ценность в соответствии с общими критериями экспертизы. В рамках перечня проводится отбор ЭД на постоянное и временное хранение; перечень утверждается экспертной комиссией организации.

Экспертиза ЭД проводится экспертной комиссией во взаимосвязи с документацией организации на традиционных носителях (применяется в комплексе система общих и специальных критериев: значимость, полнота (завершенность) документа; аутентичность документа; отсутствие дублирующей информации в документах, принятых на архивное хранение).

При приеме ЭД на хранение в архив учитываются факторы:

1) ограничения на прием ЭД;

2) завершенность процесса создания ЭД;

3) стоимость возможного перевода ЭД в другой формат при приеме в архив;

4) наличие законодательных актов, препятствующих передаче ЭД;

5) наличие необходимой сопроводительной документации;

6) соответствие типа электронного оборудования различным режимам хранения ЭД;

7) затраты на обеспечение хранения.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

Страницы: 1 2 3 4 5 6 7

Другое по теме

Спросите себя
Чтобы составить список подходящих кандидатур, задайте себе следующие вопросы. ▲ Кто из соискателей точно соответствует указанным в объявлении требованиям? ▲ Учитываете ли вы рекомендации других людей, принимая реш ...

Подбор персонала


Руководить людьми нелегко, но задача становится намного проще, если персонал изначально подобран верно. При выборе новых сотрудников работодатель принимает очень важное решение, от которого зависит эффективность не только его бизнеса, но и работы других людей.

В современном мире высокой конкуренции жизненно необходимо принять правильное решение. Ошибка в таком ответственном деле влечет за собой негативные последствия, и речь идет не только о неоправданных материальных затратах, но и о пустой трате времени и энергии.

В этой книге приведен ряд полезных советов о том, что следует знать работодателю, чтобы подобрать нужного сотрудника, а затем оценить свой выбор.







Copyright © 2021 - All Rights Reserved - www.personalgood.ru