Всем работодателям рекомендовано вести специальный журнал данных о визитах правового инспектора (п. 5 ст. 9 Закона № 134-ФЗ). Пусть проверяющий инспектор собственноручно внесет в журнал все необходимые записи о проверке, укажет свою фамилию, имя, отчество, цель мероприятия и скрепит все это своей подписью. Рекомендуется также позвонить по телефону, указанному в распоряжении о проведении проверки, действительно ли данного инспектора направили на предприятие с проверкой, т. к. бывали случаи подделки удостоверений и проведения проверок не уполномоченными на то лицами.

Конечно, не бывает такого, чтобы на предприятии не нашлось причины для придирок инспектора по труду, особенно в ходе тотальной проверки. Но если в целом в кадровых документах будет порядок, то небольшие огрехи могут сойти с рук. Если штатное расписание составлено грамотно, должностные инструкции четко прописаны, а трудовые договоры оформлены в соответствии с законодательством, то дело вполне может закончиться небольшим предписанием или минимальным штрафом.

Кроме того, должностное лицо, например, начальник отдела кадров, в процессе проведения проверки должен постоянно сопровождать инспектора по труду. Какими бы лояльными не были сотрудники, всегда есть вероятность, что кто-то из подчиненных раскроет инспектору большие и маленькие секреты предприятия, которые до этого момента удавалось скрывать. Иногда неосторожная фраза может дать проверяющему основание для более тщательной проверки. Согласно п. 1 ст. 13 Закона № 134-ФЗ руководитель имеет право присутствовать при проведении мероприятий по контролю, давать объяснения по вопросам, относящимся к предмету проверки.

И не надо пытаться отложить время проверки, ссылаясь на занятость неотложными делами, отчетностью, наличием одновременно другой проверки, отсутствием руководителя и т. п. Таким образом, администрация предприятия настраивает против себя инспектора, проверка все равно состоится, а впечатление будет испорчено. Лучше сразу же, по первому требованию контролера обеспечить ему допуск на предприятие и предоставить все требуемые документы.

Главное помнить, что порядок в кадровых документах, соблюдение законности в трудовых отношениях нужны не ради инспекции, а ради деловой репутации предприятия, ее защищенности от недобросовестных работников, поддержания дисциплины в трудовом коллективе и уверенности в работе